FM-Leistungen sind bald online bestellbar

Nicht nur Bücher, Schuhe und Elektronik, sondern auch der Facility-Manager soll künftig vom Laptop aus bestellbar sein.
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Serthoro, ein gemeinsames Unternehmen von Alpha IC und Reso Group, hat Beestate, eine Beschaffungsplattform für das Facility-Management, entwickelt. Derzeit wird diese von alstria office getestet und soll im Oktober dieses Jahres live gehen.

Etwa 90% der FM-Services, die hierzulande in marktüblichen Gewerbeimmobilien erbracht werden, sind standardisiert, schätzt Sebastian Hölzlein, Geschäftsführer von Serthoro. Dennoch würden von den Kunden der Facility-Manager für diese Dienstleistungen immer wieder aufs Neue individuelle Beschaffungsprozesse angeschoben. "Es wird ein Riesenaufwand betrieben", sagt Hölzlein. Mit Beestate will Serthoro auch den Beschaffungsprozess standardisieren. Dabei soll die Plattform selbst komplexe Dienstleistungen abbilden können.

Damit sich keine Scheinanbieter oder Semiprofessionelle in die Datenbank mogeln, müssen sich die Facility-Manager zunächst einer Registrierung unterziehen und Unterlagen z.B. zur Gewerbeanmeldung und zu Ansprechpartnern hinterlegen. Das Material wird dann von Beestate geprüft. "Das geht sehr zügig", sagt Hölzlein. In etwa einer Woche sei die Registrierung abgeschlossen. Im nächsten Schritt kalkuliert der Dienstleister im System ein Rahmenleistungsverzeichnis für technische und infrastrukturelle Services. Alternativ kann er auch auf einen Katalog von 1.800 Einheitspreisen zurückgreifen. In beiden Fällen ist er nun bereit für potenzielle Kunden.

Der Kunde wiederum legt im ersten Schritt ein Projekt mit Details zur jeweiligen Immobilie an, aus dem eine Ausschreibung generiert wird. Daraufhin lässt er sich den Kreis der verfügbaren Bieter anzeigen, aus dem er schon eine Vorauswahl treffen kann. Sodann wird an die ausgewählten Anbieter eine Angebotsanfrage verschickt. Nun legen die Bieter spezifische Projektindikatoren, z.B. zur Region, fest und reichen verbindliche Angebote ein. Der Kunde sichtet diesen Preisspiegel, schränkt erneut den Bieterkreis ein und fordert bei den verbleibenden Dienstleistern Konzepte an. Nach deren Auswertung folgen Bietergespräche und die Entscheidung für einen Bieter. Zu guter Letzt spuckt Beestate eine Absichtserklärung aus. In einer späteren Entwicklungsstufe wird am Ende dieses Prozesses der finale Vertrag stehen. Durch das Verfahren soll der Einkaufsprozess für Standardleistungen auf ein Drittel der Zeit einer herkömmlichen Ausschreibung verkürzt werden. Ewige Preisverhandlungen sollen der Vergangenheit angehören.

Auf der Dienstleisterseite hat Serthoro die 20 umsatzstärksten Unternehmen der hiesigen FM-Branche kontaktiert. Die Hälfte davon habe sich direkt für eine Zusammenarbeit entschieden. Entsprechend nehmen auch zehn Anbieter an einem Pilotprojekt teil, dass Serthoro derzeit gemeinsam mit alstria umsetzt. Das Immobilienunternehmen will über Beestate FM-Aufträge mit einem Gesamtvolumen von rund 4 Mio. Euro vergeben. Dabei geht es um 24 Gewerbeobjekte mit einem Schwerpunkt bei Bürohäusern. Die Gesamtfläche beläuft sich auf 309.000 m².

Serthoro finanziert sich über Gebühren, die vom Auftraggeber und/oder Auftragnehmer zu zahlen sind. Für die Registrierung eines Projekts zahlt der Auftraggeber 500 Euro. Die Gebühr für die Ausschreibung, die entweder der Auftraggeber oder der spätere Auftragnehmer entrichtet, hängt vom Einkaufsvolumen ab. Sie bewegt sich zwischen 1,4% und 2% der Einkaufsleistung. Für eine Gewerbeimmobilie mit 10.000 m² Fläche ergibt sich z.B. eine Summe von etwa 2.600 Euro. Dies sei etwa ein Zehntel dessen, was als Honorar eines FM-Beraters für die Begleitung einer Ausschreibung anfalle.

Unternehmen, die über Beestate einen Facility-Manager finden, verpflichten sich, diesen über das Portal zu bewerten. Diese Bewertungen finden sich dann auch später in der Bieterauswahl wieder. Für mehrere Dienstleister war es Hölzlein zufolge entscheidend für eine Kooperation, dass in der digitalen Ausschreibung der Preis nicht das alleinige Auswahlkriterium ist. Ab Oktober soll das Portal allgemein verfügbar sein.

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